Para la atención de los 500 participantes al evento
internacional que se llevará a cabo en Arauca y sus alrededores, se requiere el
apoyo de varios grupos con funciones específicas, de tal forma que logren
mantener motivados a los visitantes, para que estos se apasiones de la
experiencia vivida en esta zona del país y se conviertan en difusores del
turismo en Arauca.
Para ello se propone la organización de los siguientes
grupos:
Equipo de
logística: Es pertinente organizar un equipo
de logística a quien se le encargaran tareas propias para la atención a los 500
visitante manejen el sistema de información y comunicación apropiado; el sistema de registro; el manejo de documentación;
el sistema de alimentos y bebidas; sistema de transportes; el sistema de
señalización, seguridad y emergencias.
Esto incluye:
La orientación para la inscripción y registro; Gastronomía,
elección de menú, de acuerdo al tipo de comidas, almuerzo, cena, coffee
breaks, etc. Todo lo referente a bebidas, servicio de barman,
barras móviles, etc., procurando elecciones armónicas y prácticas.
El sistema y tecnología de sonido, video y proyección, a
través de computadores, proyectores, equipo de iluminación, micrófonos, etc.
Aquí se incluye la implementación del servicio de traducción. Para la cobertura
gráfica del evento, se requiere de servicio fotográfico y servicio de video
filmación.
Decoración,
arreglos florales, telones, paneles, cubresillas, mantelería, centros de mesa y
todo lo que hace a la ambientación del evento.
Equipo de
protocolo: Este equipo coordinado por el
gerente de la agencia de viajes, se responsabiliza de la bienvenida al momento
de recibir el grupo, en las jornadas de integración, eventos nocturnos.
Equipo de
Guianza: Encargado de realizar el guiado y la conducción de la visita turística, brindando
la información necesaria y requerida por el grupo de turistas; así como de
asistir, orientar y asesorar al turista en los casos que se requieran.
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